Aiotko kirjanpitäjäksi tai etsitkö alan ammattilaista oman yrityksesi numeroita pyörittämään? Tässä artikkelissa pureudumme aiheeseen näiden molempien näkökulmien kautta.
Käsittelemme lyhyesti niin kirjanpitäjän työtehtäviä, koulutusta kuin palkkatasoa. Lisäksi kerromme, mitä asioita yrittäjän on huomioitava hyvää kirjanpitäjää etsiessään.
Lukemisen jälkeen tiedät muun muassa sen, mitkä asiat vaikuttavat eniten kirjanpitäjän palkkaan ja millä toimialoilla yrittäjän kannattaa olla kirjanpitäjän valinnassa aivan erityisen tarkkana.
Jos etsit itsellesi kirjanpitäjää, niin jätä tilitoimistoille tarjouspyyntö.
Sisältö:
- Kirjanpitäjän työtehtävät, koulutus ja palkka
- Kirjanpitäjän valinta omalle yritykselle
- Näin pidät uuden kirjanpitäjäsi tyytyväisenä
Kirjanpitäjän työtehtävät, koulutus ja palkka
Kirjanpitäjän tehtävänä on huolehtia, että yrityksen tai muun organisaation tulot, menot sekä varat ja velat on kirjattu lain vaatimusten mukaan. Työtehtäviin voi sisältyä esimerkiksi:
- kuittien sekä myynti- ja ostolaskujen kirjaamista ja tiliöintiä
- kirjanpidon poistojen ja jaksotusten tekemistä
- veroilmoitusten muodostamista
- reskontrien hoitoa
- kirjanpidon raportointia.
Myös tilinpäätösten tekeminen tulee uusille kirjanpitäjille yleensä tutuksi jo uran alkuvuosina. Oikein laadittu kirjanpito ja tilinpäätös muodostavat pohjan verotukselle ja tarjoavat yritykselle faktoihin perustuvaa tietoa sen taloudellisesta tilanteesta.
Kokemuksen karttuessa kirjanpitäjät voivat myös auttaa asiakkaitaan laajemminkin esimerkiksi:
- budjetoinnissa
- liiketoiminnan ohjaamisessa
- palkanlaskennan kysymyksissä
- rahoitushakemuksissa
- verosuunnittelussa.
Vasta-alkajaan verrattuna kokenut kirjanpitäjä pystyy tekemään isompia asiakkuuksia ja sellaisia kirjanpitoja, jotka vaativat erityisosaamista esimerkiksi toimialan poikkeavien arvonlisäverosäännösten takia.
Iso osa kirjanpitäjistä työskentelee tilitoimistoissa, jolloin he tekevät samaan aikaan lukuisten eri yritysten kirjanpitoja. Työtehtävissä voi olla paljon vaihtelua riippuen siitä, työskenteleekö kirjanpitäjä pienessä tilitoimistossa vai isommassa tilitoimistoketjussa.
Pienessä tilitoimistossa sama henkilö saattaa hoitaa niin kirjanpitoja kuin palkkoja. Hieman suuremmissa toimistoissa palkanlaskijat ja kirjanpitäjät ovat yleensä erikseen.
Kirjanpitäjä voi toki työllistyä myös suoraan yksittäiseen yritykseen tai muuhun organisaatioon.
Millaista osaamista kirjanpitäjältä vaaditaan?
Kirjanpitäjänä työskentely vaatii tarkkuutta ja täsmällisyyttä numeroiden ja aikataulujen kanssa. Kirjausten tulee olla oikein, ja ilmoitukset Verohallinnolle on lähetettävä sovittuihin päivämääriin mennessä.
Kirjanpitäjän pitää tuntea kirjanpitoon ja verotukseen liittyvä keskeinen lainsäädäntö. Kirjanpitolain lisäksi olennaisia lakeja ja asetuksia ovat muun muassa arvonlisäverolaki, laki elinkeinotulon verottamisesta, kirjanpitoasetus sekä kirjanpitolautakunnan yleisohjeet.
Taloushallinnon sähköistyminen viimeisten vuosikymmenten aikana on tuonut uusia vaatimuksia myös kirjanpitäjän tekniselle osaamiselle. Asiakkaiden kirjanpitoja saatetaan tehdä monilla eri kirjanpito- ja taloushallinto-ohjelmistoilla, joiden käyttö kirjanpitäjän on hallittava.
Hyvät kommunikaatiotaidot ja asiakkaan liiketoiminnan ymmärtäminen korostuvat, jos kirjanpitäjän tehtäviin kuuluu rutiinien lisäksi myös konsultoivampia työtehtäviä. Myös kielitaidosta on hyötyä, sillä varsinkin isommat tilitoimistot hoitavat usein myös kansainvälisiä asiakkuuksia.
Lue myös: Kirjanpitäjän vastuut ja velvollisuudet
Kirjanpitäjän koulutus on usein merkonomi tai tradenomi
Kirjanpitäjän ammattinimikettä ei ole säädelty, joten alalle voidaan tulla monilla eri koulutustaustoilla. Yleisimpiä tutkintoja kirjanpitäjälle ovat merkonomi ja tradenomi. Merkonomin opinnot kestävät pääsääntöisesti 2-3 vuotta, kun taas tradenomin tutkinnon kesto on 3,5 vuotta. Molemmat tutkinnot voi opiskella myös aikuiskoulutuksena.
Säännöllistä kouluttautumista vaaditaan toki tämänkin jälkeen, sillä kirjanpitoon ja verotukseen liittyvä lainsäädäntö elää jatkuvasti.
Kun taloushallintoalan kokemusta on kertynyt vähintään kolme vuotta, kirjanpitäjä voi suorittaa taloushallintoalan asiantuntijatutkinnon eli KLT-tutkinnon. Vain tutkinnon suorittaneet voivat käyttää KLT-kirjanpitäjän titteliä. KLT on lyhenne sanoista kirjanpidon ja laskentatoimen tutkinto.
KLT-tutkinto tarkoittaa usein paitsi mahdollisuutta monipuolisempiin työtehtäviin, myös parempaa palkkaa.
Kirjanpitäjän palkka – paljonko kirjanpitäjä tienaa?
Kirjanpitäjän palkka asettuu usein noin 2300-3000 euron välimaastoon. Tarkka lukema voi kuitenkin vaihdella huomattavasti riippuen kirjanpitäjän kokemuksesta, osaamisesta, henkilökohtaisista lisistä ja työnantajasta.
Kokeneemmilla ammattilaisilla palkka on usein 3000-4000 euron välimaastossa. Esimerkiksi tilinpäätöstaito, KLT-tutkinto tai esimiesvastuu näkyvät palkassa.
Monissa tilitoimistoissa sovelletaan Taloushallintoalan työehtosopimusta, jossa on määrätty vähimmäispalkoista. Pääkaupunkiseudulla palkat ovat yleensä hivenen muuta Suomea korkeammalla.
Suoraan yrityksissä työskentelevien sisäisten kirjanpitäjien palkoissa on usein isompia vaihteluja verrattuna tilitoimistoissa työskentelevien kirjanpitäjien palkkoihin.
Miksi ja miten valita hyvä kirjanpitäjä omalle yritykselle?
Mikään laki ei velvoita yrittäjää kirjanpidon ulkoistamiseen. Ammattilaisen pestaaminen on kuitenkin aina suositeltavaa, jos kyse ei ole hyvin pienimuotoisesta yritystoiminnasta, jossa myyntejä ja ostoja on vain muutamia vuosittain.
Kirjanpito on nimittäin paljon muutakin kuin tulojen ja menojen kirjaamista. Hyvä kirjanpitäjä huolehtii perusrutiineista ja lakisääteisten velvoitteiden täyttämisestä, mutta samalla auttaa yrittäjää myös muissa kuin suoraan kirjanpitoon liittyvissä tilanteissa.
Alla vain muutamia esimerkkejä kysymyksistä, joita jo hyvinkin pientä yritystoimintaa pyörittävä aloittava yrittäjä voi joutua pohtimaan.
- Miten saan matkakulut vähennettyä verotuksessa?
- Miten arvonlisäveron kanssa toimitaan, jos ostan sähköisiä palveluita ulkomailta?
- Mitä eroa on markkinointi- ja edustuskuluilla?
- Mitä luontoisetuja voin hyödyntää, jos olen perustanut osakeyhtiön?
Kaikista tyytyväisimpiä tilitoimistoasiakkaita yhdistääkin usein se, että he saavat kirjanpitäjältä neuvoja myös muuhun kuin varsinaiseen kirjanpitoon.
Katsotaan seuraavaksi muutamia yleisiä ohjenuoria kirjanpitäjän valintaa helpottamaan.
Kirjanpitäjän valinta lähtee liikkeelle palvelutarpeiden määrittelystä
Monelle yksinyrittäjälle riittää, että kirjanpitäjä hoitaa juoksevan kuukausikirjanpidon, viranomaisilmoitukset ja vuosittaisen tilinpäätöksen ja veroilmoituksen. Yleensä pakettiin lisätään palkanlaskenta, jos kyseessä on osakeyhtiö. Muita palveluita ei välttämättä tarvita lainkaan.
Yleensä tilitoimistoista on kuitenkin ostettavissa kattavasti erilaisia lisäpalveluita, kuten:
- budjetointia ja raportointia
- verosuunnittelua
- rahoitushakemuksiin ja yritysjärjestelyihin liittyvää neuvontaa
- ohjelmistokonsultointia
- lakipalveluita.
Kasvuun tai kansainvälistymiseen tähtäävän yrityksen kannattaa valita kirjanpitäjä sillä silmällä, että palvelutarpeet kohtaavat myös ensimmäisten vuosien jälkeen. Tilitoimiston vaihtaminen ei ole ydinfysiikkaa, mutta kerrasta maaliin osuminen säästää huomattavan määrän aikaa ja hermoja.
Onko kirjanpitäjällä kokemusta yrityksesi toimialasta?
Kirjanpitäjän kokemus korostuu, jos toimialan kirjanpitoon, arvonlisäverotukseen tai muuhun lainsäädäntöön liittyy erityispiirteitä. Alla muutamia esimerkkejä tällaisista toimialoista:
- perustajaurakointi eli gryndaus
- kansainvälinen verkkokauppaliiketoiminta
- vientiliiketoiminta
- tukkukauppa ja muut isoa varastoa vaativat toimialat.
Kirjanpitäjän toimialatuntemus varmistaa sen, että yleisimmät virheet voidaan ennaltaehkäistä ja saat apua myös muissa kuin suoraan kirjanpitoon liittyvissä asioissa.
Kirjanpidon lisäksi palkanlaskenta ostetaan usein samasta tilitoimistosta, ja myös palkanlaskijan on syytä tuntea entuudestaan alan työehtosopimuksen koukerot.
Millaisia referenssejä kirjanpitäjältä löytyy?
Kirjanpitäjältä kannattaa kysyä esimerkkejä nykyisistä asiakkaista, joiden toimiala on sama kuin omalla yritykselläsi. Myös asiakassuhteiden pituudet kertovat jotain: monilla kokeneilla kirjanpitäjillä pisimpien asiakkuuksien kestot lasketaan vuosikymmenissä.
Jos ystävä- tai perhepiirissäsi on muita yrittäjiä, heiltäkin kannattaa kysyä suosituksia kirjanpitäjän valintaan. Keskustelua ja kokemuksia eri vaihtoehdoista löytyy runsaasti myös Facebookin ja muiden some-kanavien yrittäjäryhmistä.
Kuinka sähköisen kirjanpitäjän haluat?
Suomesta löytyy edelleen paljon kirjanpitäjiä, joiden asiakkuuksista suurin osa on niin sanottuja mappikirjanpitoja. Tämä tarkoittaa, että kirjanpito muodostetaan pitkälti paperiaineiston pohjalta.
Jos haluat suosia sähköisempiä toimintamalleja, varmista mitä ohjelmistoja kirjanpitäjä käyttää ja millä tavalla voit toimittaa hänelle kirjanpitoon tarvittavat tositteet.
Sähköinen taloushallinto tarkoittaa helpoimmillaan sitä, että sinä voit hoitaa omat rutiinisi – kuten myyntilaskutuksen, ostolaskujen maksun sekä kuittien lisäämisen – samassa ohjelmassa, johon myös kirjanpitäjällä on pääsy. Nykyaikaiset ohjelmistot toimivat pilvipalveluina laitteella kuin laitteella, kunhan vain nettiyhteys toimii.
Ohjelmistojen ominaisuudet ja hinnoittelu voidaan räätälöidä yrityksen mukaan: esimerkiksi kirjanpito-ohjelma Procountor taipuu joustavasti niin mikro- kuin pk-yritysten käyttöön.
Suomentilitoimistot.fi on koonnut yhteen paikkaan tiedot tilitoimistoista, jotka käyttävät Procountoria tai yksinyrittäjille suunnattua Procountor Soloa yhdessä yritysasiakkaidensa kanssa.
Millaista laskua voin kirjanpitäjältä odottaa?
Kirjanpitäjät laskuttavat palvelustaan erilaisilla hinnoitteluperusteilla. Kirjanpidon hinta voi perustua esimerkiksi työtuntien määrään, tositteiden tai vientien määrään tai näiden yhdistelmään. Hinta voi olla myös täysin kiinteä.
Mitä tarkemmin pystyt tarjouspyyntövaiheessa kertomaan yrityksesi liiketoiminnasta ja kuukausittaisten tapahtumien määrästä, sitä tarkemman arvion kirjanpitosi kuluista tulet saamaan.
Hinnoitteluun liittyvät epäselvyydet ovat yleisimpiä syitä huonoihin asiakaskokemuksiin, joten asiaan kannattaa paneutua.
Lue lisää: Paljonko kirjanpitäjä maksaa – huomioi nämä
Miten pidät yhteyttä kirjanpitäjääsi?
Yritys voi toimia Helsingissä ja sen kirjanpitäjä Rovaniemellä. Jos asiointi naamatusten on enemmän oma juttusi, varmista millä ehdoilla ja kuinka usein kirjanpitäjä on tavattavissa.
Viestintään ja palavereihin liittyvistä käytännöistä on hyvä sopia etukäteen siinäkin tapauksessa, että sinulle riittää sähköpostin, puhelimen tai tietokoneen ruudun kautta tapahtuva yhteydenpito.
Kysy siis kirjanpitäjältäsi, mikä on paras ajankohta ottaa yhteyttä, jos toivot vastauksia mahdollisimman nopeasti. Selvitä samalla se, missä menee raja tavanomaisen neuvonnan ja lisäpalveluna laskutettavan konsultoinnin välillä.
Mitä tapahtuu, jos kirjanpitäjä on pidempään poissa töistä?
Kirjanpitäjäsi voi sairastua, vaihtaa työpaikkaa tai pitää pidemmän loman. Toimintamalleista näiden tilanteiden varalle kannattaa sopia ennalta.
Taloushallintoliiton jäsenyrityksille eli auktorisoiduille tilitoimistoille varajärjestelyistä sopiminen kuuluu perusvaatimuksiin. Auktorisointi kertoo myös siitä, että kirjanpitäjiltä edellytetään jatkuvaa kouluttautumista ja oman ammattitaidon ylläpitoa.
Tämä ei tietenkään tarkoita, ettetkö voisi löytää huippuluokan kirjanpitäjää myös muualta kuin auktorisoidusta tilitoimistosta. Tilitoimiston saa kuitenkin Suomessa perustaa kuka tahansa, joten auktorisointi asettaa tietynlaiset peruskriteerit asianmukaiselle toiminnalle ja laatuvaatimuksille.
Näin pidät uuden kirjanpitäjäsi tyytyväisenä
Sujuva kirjanpito on aina yhteispeliä. Kirjanpitäjä ei pysty tekemään töitään, jos sinä et huolehdi omalle kontollesi kuuluvista rutiineista. Helpoiten yhteistyö sujuu, kun muistat seuraavat helpot ohjeet:
- Lähetä kuitit ja muut tositteet ajoissa kirjanpitäjälle. Esimerkiksi alv-ilmoitusten muodostaminen ei onnistu, jos kirjanpitäjällä ei ole kaikkia tarvittavia aineistoja käytössään. Kuukausittaisista aikarajoista ja työnjaosta on syytä sopia tarkasti ennen asiakassuhteen alkua.
- Pyri lähettämään aineistot mahdollisimman helpossa muodossa. Sähköisten työkalujen hyödyntäminen nopeuttaa kirjanpitäjän työtä verrattuna siihen, että toimittaisit kuitit tilitoimistoon kirjekuoressa tai sähköpostin liitetiedostoina.
- Kerro kirjanpitäjälle yritystoimintasi muutoksista. Tulevat investoinnit ja sopimukset tai laajentaminen uudelle toimialalle vaikuttavat kirjanpitoon ja sen työläyteen. Yritystoiminnan muutoksista kannattaa mahdollisuuksien mukaan informoida kirjanpitäjää mahdollisimman hyvissä ajoin.
Kun kommunikointi toimii ja perusrutiinit sujuvat, kirjanpitäjän on helpompi auttaa sinua myös muissa kuin suoraan kirjanpitoon liittyvissä kysymyksissä. Vaivaton yhteistyö ja aikamääreissä pysyminen tarkoittavat myös sitä, ettei kirjanpitäjältä saapuvan laskun loppusumma pääse yllättämään.
Jos etsit itsellesi kirjanpitäjää, niin jätä tilitoimistoille tarjouspyyntö.
Löydä ammattitaitoinen kirjanpitäjä yrityksellesi
Tilitoimistohaku kattaa yli 500 tilitoimistoa, jotka tarjoavat sähköisiä tilitoimistopalveluita.