Tässä artikkelissa käymme lyhyesti läpi perusperiaatteet osakeyhtiön, toiminimen ja henkilöyhtiöiden palkanmaksusta sekä palkanlaskennan ulkoistamisen hyödyistä. Jos etsit itsellesi palkanlaskentaohjelmaa, lue lisää Procountorista. Jos etsit yrityksellesi palkanlaskijaa, jätä tilitoimistoille tarjouspyyntö.
Sisältö:
- Osakeyhtiön yrittäjän palkka
- Toiminimen palkka
- Palkanmaksu avoimessa yhtiössä ja kommandiittiyhtiössä
- Palkanlaskennan ulkoistamisen hyödyt ja hinta
- Jätä tilitoimistoille tarjouspyyntö palkanlaskentapalveluista
Osakeyhtiössä yrittäjä määrittää itse palkkansa
Osakeyhtiössä yrittäjä päättää itse, paljonko nostaa yhtiöstään palkkaa ja mikä osuus varoista jätetään osakeyhtiön tulokseksi. Oy maksaa tuloksestaan 20 prosentin yhteisöveron, ja yrittäjälle maksettu palkka on yhtiön tulosta laskeva kulu.
Omistajayrittäjä voi nostaa yhtiöstä myös verottomia päivärahoja ja kilometrikorvauksia, kun Verohallinnon määrittelemät työmatkaehdot täyttyvät. Yhtiölle nämäkin kulut ovat vähennyskelpoisia, mutta yrittäjä saa ne henkilökohtaisessa verotuksessaan verottomina. Siksi matkakorvaukset kannattaa aina muistaa nostaa, kun ehdot täyttyvät.
Osakeyhtiössä yrittäjällä on mahdollisuus hyödyntää myös puhelin- ja lounasedun kaltaisia luontoisetuja.
Palkkaa vai osinkoa?
Jos tulosta syntyy, osakeyhtiön omistajayrittäjän kannattaa tehdä yhdessä kirjanpitäjän kanssa laskelmat siitä, paljonko yhtiöstä kannattaa nostaa palkkaa ja mikä osuus nostetaan ulos osinkoina. Osingon maksaminen edellyttää, että yhtiöön on kertynyt jakokelpoisia voittovaroja.
Mitä enemmän yhtiöön kerrytetään vuosien varrella varallisuutta, sitä enemmän yrittäjä voi hyötyä matalammin verotetusta eli niin sanotusta huojennetusta osingosta. Maksettu osinko ei ole osakeyhtiölle vähennyskelpoinen kulu toisin kuin yrittäjän palkka.
Omistajayrittäjä maksaa yhtiöstä nostetusta palkasta ansiotuloveroa henkilökohtaisen veroprosenttinsa mukaisesti. Osingot puolestaan jakautuvat pääoma- ja ansiotulo-osuuksiin osakkeille lasketun matemaattisen arvon perusteella.
Osakeyhtiön omistajayrittäjän palkan sivukulut
Osakeyhtiössä yrittäjän palkan sivukulu on sairausvakuutusmaksu, jonka prosenttiosuus tarkistetaan vuosittain. YEL-maksujen eri yrittäjän eläkemaksujen määrä sen sijaan riippuu täysin siitä, mille tasolle YEL-työtulo on asetettu.
Osakeyhtiö voi maksaa YEL-velvollisen yrittäjän eläkevakuutusmaksut, jolloin ne ovat yhtiölle vähennyskelpoisia. Toinen vaihtoehto on maksaa YEL-maksut itse, jolloin ne ovat vähennyskelpoisia yrittäjän henkilökohtaisessa verotuksessa.
Voittoa tekevässä yhtiössä eläkevakuutusmaksut kannattaa yleensä vähentää osakeyhtiön kuluna. Omaa tilannetta koskeva verotehokkain vähennystapa kannattaa varmistaa kirjanpitäjältä.
Jos yhtiössä on työntekijöitä, heille maksetuista palkoista maksetaan normaalit palkan sivukulut. Näitä ovat työeläkevakuutusmaksu, työttömyysvakuutusmaksu, tapaturmavakuutusmaksu sekä sairausvakuutusmaksu. Työehtosopimuksesta riippuen sivukulujen määrään voivat vaikuttaa muutkin erät – esimerkiksi ryhmähenkivakuutusmaksut ja lomarahat.
Miten ja milloin palkanmaksu käytännössä tapahtuu?
Jos jatkuvaa rahantarvetta ei ole, yrittäjä voi nostaa yhtiöstään palkkaa vaikkapa vain kerran vuodessa. Toisaalta palkkapäivän voi sopia kirjanpitäjän kanssa pidettäväksi myös kerran kuussa tai parin kuukauden välein. Yleensä jokaisesta palkanmaksusta kuitenkin veloitetaan erikseen.
Käytännössä yrittäjän kontolle jää vain toimittaa palkanlaskijalle tieto siitä, kuinka paljon hän haluaa palkkaa yhtiöstään nostaa. Palkan ja osingon optimaalista suhdetta kannattaa kuitenkin käydä läpi yhdessä kirjanpitäjän kanssa.
Mikään ei tietenkään estä yrittäjää laskemasta ja maksamasta palkkoja itse. Yleensä palkanlaskenta on kuitenkin ulkoistettu tilitoimistolle, sillä palkanmaksussa on kyse paljon muustakin kuin rahan siirtämisestä yhtiön tililtä yrittäjän tilille.
Toiminimen palkka on terminä harhaanjohtava
Yksityinen elinkeinonharjoittaja eli toiminimiyrittäjä ei voi maksaa itselleen palkkaa, vaan rahaa voi siirtää toiminimen tililtä omalle tilille vapaasti yksityisnostoina. Kyse ei ole palkanmaksusta, mutta puhekielessä yksityisnostoja – tai yksityisottoja – kutsutaan usein ”toiminimen palkaksi”.
Verotuksen optimointi samaan tapaan kuin osakeyhtiössä ei ole mahdollista, vaan kulujen ja vähennysten jälkeen jäljelle jäävä tulos verotetaan automaattisesti kyseisen vuoden verotuksessa. Väliä ei ole sillä, jättääkö yrittäjä rahat lojumaan toiminimen tilille vai siirtääkö hän ne henkilökohtaiselle tililleen yksityisnostoina.
Yksityisnostot eivät pienennä toiminimen verotettavaa tulosta, joten hyvää tiliä tahkoavan toiminimiyrittäjän henkilökohtainen veroprosentti nousee väistämättä korkeaksi.
Varsin usein koko toiminimiyrittäjän tulos verotetaan ansiotulona. Jos toiminimelle on kuitenkin kertynyt nettovarallisuutta, osa tuloksesta voidaan yrittäjän niin halutessa verottaa pääomatulona. Toiminimen verotukseen ja yksityisnostojen perusperiaatteisiin voit tutustua seikkaperäisemmin Yrityksen-perustaminen.netissä.
Luontoisetujen tai verottomien matkakorvausten maksaminen itselle ei ole mahdollista toiminimiyrittäjänä. Työmatkoja tekevä toiminimiyrittäjä voi kuitenkin vähentää palkansaajien kilometrikorvauksia ja päivärahoja vastaavat summat lisävähennyksenä ehtojen täyttyessä.
Jos toiminimellä on ulkopuolisia työntekijöitä, heille palkanmaksu onnistuu normaaliin tapaan. Itselleen, puolisolleen tai alle 14-vuotiaille lapsilleen toiminimiyrittäjä ei kuitenkaan voi maksaa palkkaa.
Riskienhallinnan näkökulmasta osakeyhtiö on pääsääntöisesti turvallisempi ja parempi yritysmuoto, jos yrittäjällä on tarvetta ja varaa palkata kokoaikaisia ulkopuolisia työntekijöitä.
Avoimen ja kommandiittiyhtiön palkanmaksu lyhyesti
Avoimessa yhtiössä tai kommandiittiyhtiössä työskentelevälle yhtiömiehelle voidaan maksaa palkkaa, verottomia matkakorvauksia ja luontoisetuja. Myös yksityisnostot ovat mahdollisia.
Yksityisnostojen tekeminen mahdollistaa palkanmaksun sivukuluilta välttymisen. Yhtiön nettovarallisuus kuitenkin pienenee yksityisnostoja tehdessä, jolloin myös pääomatulona verotettava osuus pienenee.
Palkanmaksun ja yksityisnostojen välistä suhdetta ja verotuksen optimointia kannattaa käydä läpi yhdessä kirjanpitäjän kanssa. Asiaan vaikuttaa olennaisesti yhtiön nettovarallisuuden määrä.
Palkanlaskennan ulkoistaminen – miksi, milloin ja miten?
Varsin usein palkanlaskentapalvelut ostetaan samasta tilitoimistosta, jonne kirjanpitokin on ulkoistettu. Ennen yhteistyön aloittamista on sovittava selkeästi ja kirjallisesti muun muassa:
- palkanlaskentapalvelun tarkasta sisällöstä
- vastuualueista (vastuunjakotaulukko)
- hinnasta ja hinnoittelumallista
- palkkatietojen toimittamisen aikatauluista.
Yhteistyön aloittamiseksi palkanlaskijalle luodaan valtuudet pankkiin ja Suomi.fi:hin, ja asiakasyrityksen tiedot luodaan tai siirretään käytössä olevaan palkanlaskentajärjestelmään. Yritys toimittaa palkanlaskentaan tiedot työntekijöiden palkoista ja maksutiedoista.
Miksi palkanlaskenta kannattaa ulkoistaa?
Palkanlaskennan ulkoistaminen on usein perusteltua jo yhden henkilön yhtiölle. Viimeistään asiaa kannattaa harkita ensimmäisiä työntekijöitä palkatessa.
Olennaisimpia syitä palkanlaskennan ulkoistamiselle ovat:
- Palkkojen laskeminen ja maksaminen itse vie aikaa yrittäjän varsinaisilta töiltä.
- Palkanmaksuun liittyy lakisääteisiä viranomaisvelvoitteita, kuten tulorekisteri-ilmoitusten tekeminen ja työnantajasuoritusten ilmoittaminen verottajalle. Palkanlaskennan ammattilaisen kanssa kaikki pakolliset velvoitteet hoituvat oikein ja ajallaan.
- Palkanlaskijat tuntevat sovellettavien työehtosopimusten koukerot ja työlainsäädännön määräykset. Tämä pienentää riskiä palkanlaskentaan liittyvistä virheistä.
- Oman palkanmaksuaikataulunsa yrittäjä voi määrittää miten haluaa. Työntekijöiden palkkojen on kuitenkin oltava tilillä juuri silloin, kun on sovittu.
- Palkanlaskennan ulkoistaminen on yleensä pienelle yhtiölle kustannustehokkaampaa verrattuna yhtiön sisäisen palkanlaskijan pestaamiseen. Usein ulkoistetun palkanlaskennan kulut muodostavat melko pienen osuuden taloushallinnon kokonaiskustannuksista. Tilitoimistoissa palkanlaskenta ei myöskään ole vain yhden ihmisen varassa, joten sairastumiset tai lomat eivät aiheuta hidasteita.
- Tilitoimistosta saa apua myös monissa muissa palkka- ja työsuhdeasioissa, jotka eivät liity suoraan palkanlaskentaan. Osakeyhtiön omistajayrittäjä voi hyödyntää tilitoimiston osaamista esimerkiksi palkan ja osingon suhteen optimointiin tai työntekijöiden työsopimusten laadintaan.
Lue myös: Tilitoimiston lisäpalvelut – mieti, tarvitseeko yrityksesi näitä
Mitä ulkoistettu palkanlaskenta maksaa ja miten hinta muodostuu?
Palkanlaskennan hinta vaihtelee huomattavasti yrityksen henkilöstömäärän, palkanlaskentapalvelun sisällön ja hinnoittelumallin mukaan. Palkkapussikohtainen hinta yksittäiselle palkansaajalle voi olla esimerkiksi 15-30 euroa kuukaudessa sisältäen palkanmaksun, palkkalaskelmien lähettämisen ja lakisääteiset viranomaisilmoitukset.
Palkkapussin yksikköhinta voi kuitenkin tippua sitä alemmaksi, mitä enemmän palkansaajia yhtiössä on. Palkanlaskenta ja siihen liittyvät lisätyöt voidaan veloittaa myös tuntihinnalla. Yrittäjän kannattaa aina selvittää tarkasti, millaisia maksuja palkkapussikohtaisen hinnan päälle veloitetaan ja miten palkanlaskennan hinta muodostuu.
Lopullisiin palkanlaskentakuluihin vaikuttaa myös se, maksetaanko palkkoja kerran vai kahdesti kuussa ja onko kyse kiinteistä kuukausipalkoista, tuntipalkoista vai provisiopalkoista. Myös ohjelmistokulut kannattaa huomioida.
Löydä yrityksellesi ammattitaitoinen kumppani palkanlaskentaan
Tilitoimistohaku kattaa yli 500 tilitoimistoa, jotka käyttävät yritysasiakkaidensa kanssa yhteiskäyttöistä sähköisen taloushallinnon ohjelmisto Procountoria tai Procountor Soloa. Tilisanomien selvityksen (2022) mukaan Procountor on Suomen suosituin palkanlaskentaohjelma.
Voit helposti rajata hakua tilitoimiston tarjoamien palveluiden mukaan ja jättää yhteydenottopyynnön tilitoimistoon.