1. Mieti, mitä haluat ulkoistaa kirjanpitäjälle
Tilitoimiston valinta lähtee yrityksesi tarpeista. Aloita siitä, mitä haluat hoitaa sisäisesti ja mitä ulkoistat tilitoimistolle. Kuka hoitaa osto– ja myyntireskontraa, miten on varastonhallinnan laita, entä palkanmaksu tai perintäasiat? Ajattele tilitoimistoa resurssina. Kun ulkoistat aikaa vieviä tehtäviä, säästyy omaa aikaasi yrityksesi toiminnan pyörittämiseen.
Listaa tarvitsemasi palvelut ja etsi toimistoja, jotka tarjoavat kaikkia niistä.
2. Mitä lisäpalveluita yrityksesi tarvitsee tulevaisuudessa?
Palkanlaskenta, reskontran hoito, tilinpäätös ja veroilmoitus kuuluvat tilitoimistojen peruspalveluihin. Tarvittaessa voit saada enemmänkin. Mieti, mitä yrityksesi tavoittelee tulevaisuudessa ja millaisia palveluita voit matkan varrella kaivata. Valitse toimisto, joka pystyy vastaaman yrityksesi tarpeisiin sen koko elämänkaarella.
3. Onnistuuko sähköinen taloushallinto?
Vähemmän paperin pyörittelyä ja inhimillisiä virheitä, helppo pääsy ajantasaiseen tietoon ja liuta työvaiheita, jotka hoituvat lähes tai kokonaan automaattisesti – sähköinen taloushallinto mahdollistaa kaiken tämän, ja säästää siksi kirjanpitäjäsi aikaa ja sinun rahojasi. Saatte siitä parhaan hyödyn irti silloin, kun otatte sähköisen taloushallinnon ohjelmiston yhteiskäyttöön. Sinä voit toimittaa kirjanpidon aineiston kirjanpitäjällesi suoraan, ja ohjelmiston kautta näet itse yrityksesi ajantasaiset taloustiedot silloin, kun niitä tarvitset.
Varmista siis, että kirjanpitäjäsi käyttää ketterää ohjelmistoa, joka vastaa myös sinun tarpeitasi.
Näin sähköinen taloushallinto toimii – tutustu Procountorin ohjelmistoihin.
4. Tutustu hinnoitteluun
Tilitoimiston tarjoamat palvelut ja henkilöstön asiantuntemus vaikuttavat hintaan – halvin on harvoin paras. Tilitoimistopalveluita myös hinnoitellaan monella eri tavalla.
Hinta voi perustua tositteiden määrään, käytettyyn aikaan tai näiden yhdistelmään, tai se voi olla osittain tai kokonaan kiinteä. Jos vertailet valmiita palvelupaketteja, varmista, mitä pakettiin kuuluu, mistä veloitetaan lisähintaa ja kuinka paljon.
Lue myös: Paljonko kirjanpitäjä maksaa? Nämä asiat vaikuttavat hinnoitteluun.
5. Onko kirjanpitäjä kiinnostunut yrityksestäsi?
Hyvä tilitoimisto kartoittaa yrityksesi tarpeet ja tekee yksilöllisen ehdotuksen yrityksellesi sopivista palveluista ja hinnoittelusta. Jos siis etsit kumppania yrityksesi talouden hoitoon, etsi toimisto, joka on kiinnostunut ja kysyy kysymyksiä yrityksestäsi, sen tilasta ja tavoitteista.
6. Tuletteko toimeen?
Etsiessäsi tilitoimistoa etsit kumppania, jonka kanssa yhdessä huolehditte yrityksesi taloudesta. On tärkeää, että kirjanpitäjäsi osaa kertoa sinulle asioista ymmärrettävästi. Jos tarvitset apua yrityksesi toiminnan ja talouden suunnitteluun, sinun tulee ymmärtää, mistä kirjanpitäjäsi puhuu.
Jututa siis tulevaa kirjanpitäjääsi. Tunnetko olosi luottavaiseksi? Saatko ymmärrettävät vastaukset esittämiisi kysymyksiin?
7. Millaisia kokemuksia muilla on?
Kokemusvuosilla on väliä, mutta enemmän vaakakupissa painaa se, tunteeko kirjanpitäjä yrityksesi toimialaa ja sen nykyisiä sekä tulevia tarpeita. Tutustu tilitoimiston referenssitarinoihin, tai jos tunnet sen nykyisiä tai entisiä asiakkaita, kysy näiden kokemuksista. Voit lähteä liikkeelle myös toisesta päästä ja kysyä tilitoimistosuosituksia yrityksiltä, jotka toimivat samalla toimialalla tai samassa vaiheessa elinkaarta kuin sinun yrityksesi.
8. Miten haluat olla yhteydessä kirjanpitäjääsi?
Puhelin, sähköposti, WhatsApp, kasvokkaiset tapaamiset, Skype, yleinen asiakaspalvelu – yhteydenpito tilitoimistoon voi luonnistua monella tavalla.
Mieti, millaisissa tilanteissa sinun tulee saada yhteys kirjanpitäjääsi, ja millä tavoin mieluiten asioita hoitaisit. Selvitä myös, miten erilliset tiedustelut voivat vaikuttaa laskutukseesi, ja tiedustele, kuka hoitaa asioitasi, kun kirjanpitäjäsi on lomalla tai sairaana.
9. Varmista, että sinäkin saat hyvät työkalut taloushallintoon
Jos tilitoimistosi käyttää sähköisen taloushallinnon ohjelmistoa, on sama ohjelmisto myös yrityksesi työkalu. Ohjelmistoissa ja niiden toiminnallisuuksissa on eroja, ja siksi kannattaa varmistaa, että myös ohjelmisto vastaa yrityksesi tarpeitasi. Onko se helppokäyttöinen? Toimiiko se mobiililaitteissa?
Procountorin kirjanpito-ohjelmistoihin voit tutustua täällä. Tarjoamme ilmaiset tutustumistunnukset ohjelmiston esittely-ympäristöön.
10. Valitse kirjanpitäjä, joka valvoo etujasi
Verottajan kautta tulevat suuret veromaksut kertovat puutteellisesta tuloksen seurannasta. Tällöin ennakkoverot eivät ole olleet linjassa yhtiön tuloksen kanssa ja kirjanpitäjän olisi ollut syytä ottaa tämä puheeksi. Tällaiset epämiellyttävät yllätykset pystytään välttämään reagoimalla riittävän ajoissa, jolloin pystytään hakemaan ennakkoveroihin muutosta jo tilikauden aikana. Kirjanpitäjän kanssa kannattaa sopia, että hän seuraa yrityksesi taloutta ja veroja oma-aloitteisesti sekä ilmoittaa sinulle tarvittavista toimenpiteistä hyvissä ajoin.
Kun keskustelet tilitoimiston kanssa
- Tiedustele, miten tilitoimisto seuraa yrityksesi tilaa?
- Miten yrityksesi saa tarvittavat tiedot?
Etsitkö yrityksellesi ammattitaitoista taloushallinnon kumppania?
Tilitoimistohaku kattaa yli 200 tilitoimistoa, jotka tarjoavat sähköisiä tilitoimistopalveluita.